一探聯(lián)合國緊急采購

【聚焦聯(lián)合國采購】

編者按：

近年來，越來越多的企業(yè)走出國門，積極參與聯(lián)合國采購。但有些企業(yè)不了解相關(guān)采購流程和規(guī)則，以至于連連碰壁，對這塊大“蛋糕”望而卻步。為此，《中國政府采購報(bào)》特開設(shè)“聚焦聯(lián)合國采購”專欄，從采購流程、合同管理、緊急采購、電子采購等方面詳細(xì)介紹聯(lián)合國采購的通用做法，以期為我國企業(yè)了解和掌握聯(lián)合國采購規(guī)則提供參考，也為我國政府采購法修訂提供一定的借鑒。

一探聯(lián)合國緊急采購

許多聯(lián)合國組織在地區(qū)爭端、暴力沖突等事件發(fā)生后發(fā)揮著重要作用。由于這些緊急情況具有不可預(yù)見性，這些組織為做足準(zhǔn)備，通常由組織內(nèi)具有最高采購權(quán)的機(jī)構(gòu)設(shè)立緊急采購程序，在不違背聯(lián)合國采購原則的前提下，對緊急情況迅速做出反應(yīng)。

緊急情況

《聯(lián)合國采購術(shù)語匯編》將緊急情況定義為：“非因規(guī)劃或管理不善或?qū)Y金可用性的擔(dān)憂而導(dǎo)致的特殊、緊迫、緊急需求或不可抗力情況，如果不立即解決，將導(dǎo)致財(cái)產(chǎn)或人員遭受嚴(yán)重?fù)p壞、損失或傷害?！备髀?lián)合國組織根據(jù)自身情況，對這一定義作了進(jìn)一步延展與解釋，但其本質(zhì)并未改變。

在聯(lián)合國環(huán)境中，一個(gè)緊急事件或一系列事件通常包括以下任何一項(xiàng)或全部：一是地震、洪水、蝗災(zāi)等突發(fā)性災(zāi)害和類似不可預(yù)見的災(zāi)難。二是人為緊急情況，如，戰(zhàn)爭、敵對行動（無論宣戰(zhàn)與否）、內(nèi)戰(zhàn)、叛亂、革命或任何類似事件，以及即將威脅到人的生命或生計(jì)并造成社會生活發(fā)生異常大規(guī)模中斷、導(dǎo)致難民涌入、國內(nèi)人民流離失所等事件。三是因干旱、農(nóng)作物歉收、蟲害和疾病等導(dǎo)致社會或弱勢群體無法滿足其基本需求的情況。四是因突發(fā)經(jīng)濟(jì)沖擊、市場失靈或經(jīng)濟(jì)崩潰等導(dǎo)致社會或弱勢群體無法滿足其基本需求的情況。五是受影響國家、政府或聯(lián)合國組織機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人在各自任務(wù)范圍內(nèi)請求支援的復(fù)雜緊急情況。

如果出現(xiàn)采用緊急采購程序的申請，在尋求有關(guān)機(jī)構(gòu)（通常是高級管理層）的批準(zhǔn)之前，采購官員通常會評估和核實(shí)任何此類請求的合法性，并了解其組織中是否有更高級別的緊急程序。根據(jù)相關(guān)要求，采購官員可酌情為不構(gòu)成緊急情況的業(yè)務(wù)確定替代的解決方案。

聯(lián)合國內(nèi)部緊急采購方法

相比于非緊急情況下的常規(guī)采購程序，緊急采購程序靈活性更大，而聯(lián)合國各組織采用的方式也不盡相同。

聯(lián)合國開發(fā)計(jì)劃署和聯(lián)合國人口基金都為其業(yè)務(wù)職能制定了專門的快速跟蹤政策和程序，涵蓋財(cái)務(wù)、人力資源和計(jì)劃管理等，以應(yīng)對采購方面的緊急情況。這些程序相當(dāng)寬泛，一般規(guī)定了特殊情況，即在特定的計(jì)劃和業(yè)務(wù)領(lǐng)域，在一段時(shí)間內(nèi)給予相關(guān)人員全面或部分采購權(quán)，且可在事后向采購審查委員會補(bǔ)交相關(guān)采購資料。

聯(lián)合國兒童基金會設(shè)在相應(yīng)國家的辦事處在緊急情況下有權(quán)在當(dāng)?shù)夭少彯a(chǎn)品、服務(wù)等（無論其價(jià)值如何），但需要當(dāng)?shù)夭少徥跈?quán)的特殊高技術(shù)、戰(zhàn)略性產(chǎn)品和服務(wù)除外。這意味著聯(lián)合國兒童基金會鼓勵當(dāng)?shù)夭少?。也就是說，在緊急情況下，當(dāng)?shù)夭少彂?yīng)優(yōu)先于國外采購，以盡可能縮短交貨時(shí)間。

聯(lián)合國秘書處、聯(lián)合國難民署、聯(lián)合國項(xiàng)目事務(wù)署和其他聯(lián)合國組織已將緊急情況采購程序納入各自的采購手冊，強(qiáng)調(diào)在緊急情況下通過各自的采購審查委員會加速審查和授予合同。

以聯(lián)合國項(xiàng)目事務(wù)署為例，采購官員從以下五方面入手，為緊急采購做準(zhǔn)備：一是預(yù)先確定緊急情況下所需的產(chǎn)品和服務(wù)。二是預(yù)先確定和登記緊急采購下所需產(chǎn)品或服務(wù)的供應(yīng)商（提前與有關(guān)供應(yīng)商進(jìn)行溝通，保證其在短時(shí)間內(nèi)響應(yīng)緊急采購需求）。三是為緊急情況下通常所需的貨物、服務(wù)或工程制定標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、任務(wù)大綱、工作說明書。四是與緊急情況下通常所需的供應(yīng)商訂立長期協(xié)議。五是在緊急采購后，參與緊急項(xiàng)目的聯(lián)合國項(xiàng)目事務(wù)署采購官員，要提交相關(guān)資料和經(jīng)驗(yàn)總結(jié)。

在緊急采購期間，聯(lián)合國項(xiàng)目事務(wù)署采購官員通?！叭阶摺保阂皇沁M(jìn)行逆向采購規(guī)劃，即從貨物交付之時(shí)開始規(guī)劃采購活動，以確定每個(gè)采購步驟所需的最長時(shí)間（招標(biāo)、評標(biāo)、授標(biāo)、合同簽訂等）。二是提前主動確定評標(biāo)團(tuán)隊(duì)組成人員。三是向參與緊急采購的人員（如，合同和財(cái)產(chǎn)委員會總部主席、行政首席采購官等）發(fā)出緊急通知，以便其能快速做出反應(yīng)。

此外，由于緊急采購簡化的采購程序可能會導(dǎo)致工作人員承擔(dān)更多的責(zé)任，因此，不少聯(lián)合國組織都強(qiáng)調(diào)，在規(guī)劃和準(zhǔn)備活動時(shí)要充分考慮實(shí)施緊急采購程序所需人員的能力水平。

戰(zhàn)略規(guī)劃及靈活性示例

雖然緊急采購?fù)刹豢深A(yù)見的事件造成，但與正常采購流程一樣，采購官員可以提前做好戰(zhàn)略規(guī)劃，隨時(shí)采取積極措施，為可能的緊急情況做好準(zhǔn)備。如，提前確定和登記緊急采購中經(jīng)常所需產(chǎn)品或服務(wù)的供應(yīng)商，與其確認(rèn)能否在短時(shí)間內(nèi)積極響應(yīng)投標(biāo)。鼓勵此類供應(yīng)商在聯(lián)合國全球市場（www.ungm.org）或相關(guān)聯(lián)合國機(jī)構(gòu)的電子采購系統(tǒng)上注冊。制定長期協(xié)議中對庫存可用性和需求的說明材料。組織風(fēng)險(xiǎn)分析，將采購官員所在組織的采購職能對該組織在緊急情況下繼續(xù)運(yùn)作的重要性納入其中，還要考慮到市場準(zhǔn)入、預(yù)期與實(shí)際采購要求等因素，以評估緊急情況發(fā)生的可能性以及任何此類緊急情況對本組織的影響。此外，在無法確認(rèn)資金到位的情況下，可以組織預(yù)先啟動招標(biāo)流程，但在招標(biāo)文件中應(yīng)明確規(guī)定，允許在授標(biāo)之前的任何階段取消招標(biāo)。換句話說，在采購資金到位之前，或者在沒有資金的情況下，未經(jīng)授權(quán)官員的書面批準(zhǔn)，不得下達(dá)訂單。

在緊急情況下，聯(lián)合國采購允許在采購流程中出現(xiàn)適當(dāng)妥協(xié)。換言之，緊急采購程序并沒有具體采購要求，可參考以下靈活性示例進(jìn)行采購：一是考慮產(chǎn)品品牌化，允許供應(yīng)商對類似產(chǎn)品或服務(wù)使用現(xiàn)有但不完全相同的要求文件、產(chǎn)品說明或介紹手冊等。二是優(yōu)先考慮曾在緊急情況下為聯(lián)合國系統(tǒng)提供過服務(wù)的供應(yīng)商，以減少交付周期和違約風(fēng)險(xiǎn)。三是在可行性情況下，使用現(xiàn)有長期協(xié)議（包括其他聯(lián)合國實(shí)體的長期協(xié)議）。四是考慮現(xiàn)有緊急采購名冊上的供應(yīng)商，或參考其他供應(yīng)商名單。五是考慮采購二手設(shè)備，例如，從現(xiàn)有庫存中調(diào)撥貨物，向其他聯(lián)合國組織借用貨物，將交付的貨物轉(zhuǎn)用于另一項(xiàng)目等。

（編譯/張舒慧）

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