一探聯(lián)合國緊急采購
【聚焦聯(lián)合國采購】
編者按:
近年來,越來越多的企業(yè)走出國門,積極參與聯(lián)合國采購。但有些企業(yè)不了解相關(guān)采購流程和規(guī)則,以至于連連碰壁,對這塊大“蛋糕”望而卻步。為此,《中國政府采購報(bào)》特開設(shè)“聚焦聯(lián)合國采購”專欄,從采購流程、合同管理、緊急采購、電子采購等方面詳細(xì)介紹聯(lián)合國采購的通用做法,以期為我國企業(yè)了解和掌握聯(lián)合國采購規(guī)則提供參考,也為我國政府采購法修訂提供一定的借鑒。
一探聯(lián)合國緊急采購
許多聯(lián)合國組織在地區(qū)爭端、暴力沖突等事件發(fā)生后發(fā)揮著重要作用。由于這些緊急情況具有不可預(yù)見性,這些組織為做足準(zhǔn)備,通常由組織內(nèi)具有最高采購權(quán)的機(jī)構(gòu)設(shè)立緊急采購程序,在不違背聯(lián)合國采購原則的前提下,對緊急情況迅速做出反應(yīng)。
緊急情況
《聯(lián)合國采購術(shù)語匯編》將緊急情況定義為:“非因規(guī)劃或管理不善或?qū)Y金可用性的擔(dān)憂而導(dǎo)致的特殊、緊迫、緊急需求或不可抗力情況,如果不立即解決,將導(dǎo)致財(cái)產(chǎn)或人員遭受嚴(yán)重?fù)p壞、損失或傷害?!备髀?lián)合國組織根據(jù)自身情況,對這一定義作了進(jìn)一步延展與解釋,但其本質(zhì)并未改變。
在聯(lián)合國環(huán)境中,一個(gè)緊急事件或一系列事件通常包括以下任何一項(xiàng)或全部:一是地震、洪水、蝗災(zāi)等突發(fā)性災(zāi)害和類似不可預(yù)見的災(zāi)難。二是人為緊急情況,如,戰(zhàn)爭、敵對行動(無論宣戰(zhàn)與否)、內(nèi)戰(zhàn)、叛亂、革命或任何類似事件,以及即將威脅到人的生命或生計(jì)并造成社會生活發(fā)生異常大規(guī)模中斷、導(dǎo)致難民涌入、國內(nèi)人民流離失所等事件。三是因干旱、農(nóng)作物歉收、蟲害和疾病等導(dǎo)致社會或弱勢群體無法滿足其基本需求的情況。四是因突發(fā)經(jīng)濟(jì)沖擊、市場失靈或經(jīng)濟(jì)崩潰等導(dǎo)致社會或弱勢群體無法滿足其基本需求的情況。五是受影響國家、政府或聯(lián)合國組織機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人在各自任務(wù)范圍內(nèi)請求支援的復(fù)雜緊急情況。
如果出現(xiàn)采用緊急采購程序的申請,在尋求有關(guān)機(jī)構(gòu)(通常是高級管理層)的批準(zhǔn)之前,采購官員通常會評估和核實(shí)任何此類請求的合法性,并了解其組織中是否有更高級別的緊急程序。根據(jù)相關(guān)要求,采購官員可酌情為不構(gòu)成緊急情況的業(yè)務(wù)確定替代的解決方案。
聯(lián)合國內(nèi)部緊急采購方法
相比于非緊急情況下的常規(guī)采購程序,緊急采購程序靈活性更大,而聯(lián)合國各組織采用的方式也不盡相同。
聯(lián)合國開發(fā)計(jì)劃署和聯(lián)合國人口基金都為其業(yè)務(wù)職能制定了專門的快速跟蹤政策和程序,涵蓋財(cái)務(wù)、人力資源和計(jì)劃管理等,以應(yīng)對采購方面的緊急情況。這些程序相當(dāng)寬泛,一般規(guī)定了特殊情況,即在特定的計(jì)劃和業(yè)務(wù)領(lǐng)域,在一段時(shí)間內(nèi)給予相關(guān)人員全面或部分采購權(quán),且可在事后向采購審查委員會補(bǔ)交相關(guān)采購資料。
聯(lián)合國兒童基金會設(shè)在相應(yīng)國家的辦事處在緊急情況下有權(quán)在當(dāng)?shù)夭少彯a(chǎn)品、服務(wù)等(無論其價(jià)值如何),但需要當(dāng)?shù)夭少徥跈?quán)的特殊高技術(shù)、戰(zhàn)略性產(chǎn)品和服務(wù)除外。這意味著聯(lián)合國兒童基金會鼓勵當(dāng)?shù)夭少?。也就是說,在緊急情況下,當(dāng)?shù)夭少彂?yīng)優(yōu)先于國外采購,以盡可能縮短交貨時(shí)間。
聯(lián)合國秘書處、聯(lián)合國難民署、聯(lián)合國項(xiàng)目事務(wù)署和其他聯(lián)合國組織已將緊急情況采購程序納入各自的采購手冊,強(qiáng)調(diào)在緊急情況下通過各自的采購審查委員會加速審查和授予合同。
以聯(lián)合國項(xiàng)目事務(wù)署為例,采購官員從以下五方面入手,為緊急采購做準(zhǔn)備:一是預(yù)先確定緊急情況下所需的產(chǎn)品和服務(wù)。二是預(yù)先確定和登記緊急采購下所需產(chǎn)品或服務(wù)的供應(yīng)商(提前與有關(guān)供應(yīng)商進(jìn)行溝通,保證其在短時(shí)間內(nèi)響應(yīng)緊急采購需求)。三是為緊急情況下通常所需的貨物、服務(wù)或工程制定標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、任務(wù)大綱、工作說明書。四是與緊急情況下通常所需的供應(yīng)商訂立長期協(xié)議。五是在緊急采購后,參與緊急項(xiàng)目的聯(lián)合國項(xiàng)目事務(wù)署采購官員,要提交相關(guān)資料和經(jīng)驗(yàn)總結(jié)。
在緊急采購期間,聯(lián)合國項(xiàng)目事務(wù)署采購官員通?!叭阶摺保阂皇沁M(jìn)行逆向采購規(guī)劃,即從貨物交付之時(shí)開始規(guī)劃采購活動,以確定每個(gè)采購步驟所需的最長時(shí)間(招標(biāo)、評標(biāo)、授標(biāo)、合同簽訂等)。二是提前主動確定評標(biāo)團(tuán)隊(duì)組成人員。三是向參與緊急采購的人員(如,合同和財(cái)產(chǎn)委員會總部主席、行政首席采購官等)發(fā)出緊急通知,以便其能快速做出反應(yīng)。
此外,由于緊急采購簡化的采購程序可能會導(dǎo)致工作人員承擔(dān)更多的責(zé)任,因此,不少聯(lián)合國組織都強(qiáng)調(diào),在規(guī)劃和準(zhǔn)備活動時(shí)要充分考慮實(shí)施緊急采購程序所需人員的能力水平。
戰(zhàn)略規(guī)劃及靈活性示例
雖然緊急采購?fù)刹豢深A(yù)見的事件造成,但與正常采購流程一樣,采購官員可以提前做好戰(zhàn)略規(guī)劃,隨時(shí)采取積極措施,為可能的緊急情況做好準(zhǔn)備。如,提前確定和登記緊急采購中經(jīng)常所需產(chǎn)品或服務(wù)的供應(yīng)商,與其確認(rèn)能否在短時(shí)間內(nèi)積極響應(yīng)投標(biāo)。鼓勵此類供應(yīng)商在聯(lián)合國全球市場(www.ungm.org)或相關(guān)聯(lián)合國機(jī)構(gòu)的電子采購系統(tǒng)上注冊。制定長期協(xié)議中對庫存可用性和需求的說明材料。組織風(fēng)險(xiǎn)分析,將采購官員所在組織的采購職能對該組織在緊急情況下繼續(xù)運(yùn)作的重要性納入其中,還要考慮到市場準(zhǔn)入、預(yù)期與實(shí)際采購要求等因素,以評估緊急情況發(fā)生的可能性以及任何此類緊急情況對本組織的影響。此外,在無法確認(rèn)資金到位的情況下,可以組織預(yù)先啟動招標(biāo)流程,但在招標(biāo)文件中應(yīng)明確規(guī)定,允許在授標(biāo)之前的任何階段取消招標(biāo)。換句話說,在采購資金到位之前,或者在沒有資金的情況下,未經(jīng)授權(quán)官員的書面批準(zhǔn),不得下達(dá)訂單。
在緊急情況下,聯(lián)合國采購允許在采購流程中出現(xiàn)適當(dāng)妥協(xié)。換言之,緊急采購程序并沒有具體采購要求,可參考以下靈活性示例進(jìn)行采購:一是考慮產(chǎn)品品牌化,允許供應(yīng)商對類似產(chǎn)品或服務(wù)使用現(xiàn)有但不完全相同的要求文件、產(chǎn)品說明或介紹手冊等。二是優(yōu)先考慮曾在緊急情況下為聯(lián)合國系統(tǒng)提供過服務(wù)的供應(yīng)商,以減少交付周期和違約風(fēng)險(xiǎn)。三是在可行性情況下,使用現(xiàn)有長期協(xié)議(包括其他聯(lián)合國實(shí)體的長期協(xié)議)。四是考慮現(xiàn)有緊急采購名冊上的供應(yīng)商,或參考其他供應(yīng)商名單。五是考慮采購二手設(shè)備,例如,從現(xiàn)有庫存中調(diào)撥貨物,向其他聯(lián)合國組織借用貨物,將交付的貨物轉(zhuǎn)用于另一項(xiàng)目等。
(編譯/張舒慧)
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