聯(lián)合國(guó)如何開(kāi)展合同授予審查和批準(zhǔn)

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聯(lián)合國(guó)如何開(kāi)展合同授予審查和批準(zhǔn)

合同授予審查是合同簽訂過(guò)程中的一個(gè)重要步驟。它對(duì)所開(kāi)展采購(gòu)流程的可接受性和準(zhǔn)確性提供獨(dú)立的書(shū)面意見(jiàn)，并由擁有適當(dāng)授權(quán)的最高級(jí)別的采購(gòu)干事（授標(biāo)機(jī)構(gòu)）提議承付資金。授標(biāo)是指在授標(biāo)機(jī)構(gòu)的權(quán)限內(nèi)，在對(duì)采購(gòu)流程進(jìn)行獨(dú)立審查的基礎(chǔ)上，正式?jīng)Q定和批準(zhǔn)與中標(biāo)供應(yīng)商訂立合同。授標(biāo)階段標(biāo)志著采購(gòu)流程的成功結(jié)束，也是合同最終確定和執(zhí)行的起點(diǎn)。

在提出授標(biāo)建議前進(jìn)行審查的目的是：對(duì)授予合同或采購(gòu)訂單的建議進(jìn)行獨(dú)立和公正的審查；確保采購(gòu)流程公平進(jìn)行，并遵循適當(dāng)?shù)恼吆统绦颍淮_認(rèn)提供合同承諾的必要預(yù)算；確認(rèn)授標(biāo)建議和合同條款代表最高性價(jià)比，并確認(rèn)選擇所選供應(yīng)商符合聯(lián)合國(guó)組織的利益；尋求有關(guān)當(dāng)局的批準(zhǔn)，以合同形式委托聯(lián)合國(guó)組織采購(gòu)貨物、服務(wù)或工程。

充分籌備合同建議和批準(zhǔn)文件是促進(jìn)授標(biāo)流程的必要條件，所提供的解釋?xiě)?yīng)當(dāng)透明、清晰，并包括導(dǎo)致授予建議的準(zhǔn)確理由。透明度和盡職盡責(zé)是這一階段的關(guān)鍵。聯(lián)合國(guó)組織認(rèn)為，故意遺漏相關(guān)信息與故意提交錯(cuò)誤信息一樣不道德。為避免延誤和遺漏，應(yīng)使用標(biāo)準(zhǔn)化模板和檢查表進(jìn)行質(zhì)量控制。出現(xiàn)延誤，通常是規(guī)劃執(zhí)行不力的表現(xiàn)，或者是試圖通過(guò)捷徑加快流程的結(jié)果。

一般來(lái)講，聯(lián)合國(guó)組織的最高級(jí)別官員是所有采購(gòu)權(quán)的執(zhí)行來(lái)源，因此負(fù)責(zé)批準(zhǔn)合同授予和采購(gòu)。通過(guò)組織特定的財(cái)務(wù)條例和細(xì)則，這位官員將采購(gòu)權(quán)重新授予高級(jí)官員。這些官員可任命其組織內(nèi)的個(gè)人為采購(gòu)干事，并授予核準(zhǔn)授標(biāo)的有限授予權(quán)力。只有這些采購(gòu)干事和其他指定的聯(lián)合國(guó)采購(gòu)員才有權(quán)代表各自的聯(lián)合國(guó)組織簽訂合同。因此，實(shí)際上只有這些采購(gòu)員進(jìn)行采購(gòu)。而授權(quán)的程度取決于采購(gòu)干事的級(jí)別。

聯(lián)合國(guó)各組織就采購(gòu)、審查、建議和授標(biāo)過(guò)程的責(zé)任方面，建立了不同的授權(quán)級(jí)別，以執(zhí)行其采購(gòu)活動(dòng)。授權(quán)通常使用財(cái)務(wù)閾值來(lái)設(shè)定，超過(guò)預(yù)定義閾值的授標(biāo)建議和批準(zhǔn)通常需經(jīng)合同委員會(huì)獨(dú)立審查，并獲聯(lián)合國(guó)組織內(nèi)最高采購(gòu)當(dāng)局批準(zhǔn)。

在授標(biāo)建議階段，采購(gòu)干事負(fù)責(zé)根據(jù)招標(biāo)流程和評(píng)估報(bào)告編寫(xiě)授標(biāo)建議文件，并提交給相應(yīng)的經(jīng)辦人或委員會(huì)，以便根據(jù)既定的組織政策、程序以及授權(quán)級(jí)別進(jìn)行審查和推薦。采購(gòu)干事還需確保授標(biāo)建議文件以清晰、準(zhǔn)確和誠(chéng)實(shí)的方式編寫(xiě)，并反映促成授標(biāo)建議的所有必要信息。此外，還應(yīng)遵循適當(dāng)?shù)牟少?gòu)流程，包括完成供應(yīng)商評(píng)估建議、盡職調(diào)查，以確保供應(yīng)商有資格并能夠履行采購(gòu)訂單或合同；公平合理地開(kāi)展采購(gòu)流程和評(píng)估等。

對(duì)于低于聯(lián)合國(guó)組織指定的某一閾值的提交文件，通常將授標(biāo)建議文件提交給具有適當(dāng)授標(biāo)權(quán)限的采購(gòu)干事進(jìn)行審查和批準(zhǔn)。在作出承諾之前，授標(biāo)機(jī)構(gòu)從財(cái)務(wù)條例和細(xì)則、采購(gòu)政策和程序的合規(guī)性、資金的可用性、流程的合規(guī)性等方面審查提交文件。隨后，授標(biāo)機(jī)構(gòu)拒絕或接受授標(biāo)建議。接受即為批準(zhǔn)授予。

對(duì)于超過(guò)聯(lián)合國(guó)組織指定的某一界限的提交文件，該組織的合同委員會(huì)獨(dú)立審查采購(gòu)流程，以確保條例、規(guī)則、政策和程序得到遵守，并有資金供隨后批準(zhǔn)。合同委員會(huì)應(yīng)獨(dú)立于參與采購(gòu)流程的官員，以避免在審查和建議授予合同時(shí)出現(xiàn)利益沖突。合同委員會(huì)應(yīng)定期召開(kāi)會(huì)議，并遵循既定的程序?qū)彶?、建議和記錄委員會(huì)會(huì)議記錄。合同委員會(huì)有責(zé)任確保：采購(gòu)活動(dòng)按照財(cái)務(wù)條例和細(xì)則、程序和指令進(jìn)行，并符合最佳商業(yè)做法；相應(yīng)機(jī)構(gòu)已獲得承付資金，且預(yù)算中有資金；實(shí)現(xiàn)最高性價(jià)比。

如果一個(gè)組織在地方一級(jí)沒(méi)有自己的合同審查委員會(huì)，或者在總部沒(méi)有足夠的合同審查能力，可以尋求聯(lián)合國(guó)組織的另一地方或總部合同審查委員會(huì)的審查，前提是經(jīng)兩個(gè)組織共同協(xié)定。

會(huì)議記錄應(yīng)提交給組織中的合同授予機(jī)構(gòu)，其應(yīng)審查合同委員會(huì)的建議。合同授予機(jī)構(gòu)可以拒絕或批準(zhǔn)此等建議。如果合同授予機(jī)構(gòu)決定拒絕合同委員會(huì)的建議，應(yīng)以書(shū)面形式記錄理由，并提交至合同委員會(huì)主席。

盡管這并非常規(guī)做法，但世界銀行等部分組織要求將裁決結(jié)果送交申請(qǐng)人，確認(rèn)其無(wú)異議。只有當(dāng)申請(qǐng)人確認(rèn)對(duì)采購(gòu)流程的結(jié)果無(wú)異議后，才能與獲推薦授予合同的供應(yīng)商簽訂合同。確認(rèn)申請(qǐng)人無(wú)異議，旨在確保采購(gòu)的產(chǎn)品和服務(wù)確實(shí)滿足申請(qǐng)人的要求。在部分組織中，要求在授予合同之前確認(rèn)申請(qǐng)人無(wú)異議。

（編譯/張舒慧）

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