如何打造智慧會議室

【政府采購產品選購指南】

如何打造智慧會議室

開欄的話

采購需求是采購文件的總綱，而產品或服務的技術參數(shù)，如性能、功能、體積、工藝與方法等，則是采購需求的重中之重。但在實踐中，采購人受專業(yè)知識所限，不能全面了解和掌握各種產品或服務的采購需求，加之隨著產品更新迭代、行業(yè)發(fā)展等原因，采購人在產品采購方面更加困難，亟須得到專業(yè)部門的指導。為此，《中國政府采購報》聯(lián)合中國質量認證中心（CQC）共同推出“政府采購產品選購指南”專題，以產品為分類，介紹技術指標相對復雜的部分產品及其相關技術指標。

■ 王群鶴

隨著科技的發(fā)展，智慧會議室現(xiàn)已成為舉行會議與作出決策的重要場所。作為集成現(xiàn)代化信息技術與智能化管理思維的會議空間，智慧會議室不僅在傳統(tǒng)會議室基礎上提高了會議效率，而且還為與會成員提供了更加便捷、舒適的會議體驗。

什么是智慧會議室

智慧會議室是一個集成了高清音視頻技術、智能控制系統(tǒng)、網(wǎng)絡通信技術和節(jié)能環(huán)保設計的綜合性平臺。其核心目的是為了提供一個高效、便捷、智能的會議體驗，使得與會者無論身處何地，都能如同真正面對面般進行討論交流。

智慧會議室的核心框架

軟硬件設備的性能：軟硬件設備是智慧會議室的核心組成部分，其性能直接影響會議室的運行效果。在硬件方面，主要關注設備的穩(wěn)定性、兼容性、易用性及可擴展性。例如，高清大尺寸主顯示器能夠確保參會者清晰地看到會議內容，而高性能的計算機和穩(wěn)定的網(wǎng)絡覆蓋則能確保會議過程流暢無阻。在軟件方面，在線會議平臺、音視頻處理軟件等應具備直觀便捷的操作界面、強大的功能支持和靈活的定制選項，以滿足不同會議場景的需求。

會議室的管理、運行和維護：管理運維是保證會議室正常運行的關鍵環(huán)節(jié)。在管理層面，應建立完善的預約制度、使用規(guī)定和維護辦法，確保會議室的合理使用和高效運作。在運行層面，則要求系統(tǒng)具備穩(wěn)定可靠的運行性能，能夠應對各種突發(fā)狀況，確保會議不受干擾。在維護方面，除了日常的清潔保養(yǎng)外，還應定期對軟硬件設備進行檢查、更新和升級，以應對技術發(fā)展和使用需求的變化。

與會成員的會議體驗：會議體驗的好壞是評價智慧會議室的重中之重。一個優(yōu)秀的智慧會議室應能夠為與會成員帶來舒適、便捷、智能的會議體驗。會議室的聲環(huán)境應確保聲音清晰，讓每位參會者都能聽清發(fā)言內容。視覺環(huán)境同樣不容忽視，如調控適當?shù)恼彰鲝姸?、高清晰度的畫面、與人數(shù)對等的顯示終端等。此外，便捷的交互功能、人性化的操作界面以及智能化的會議輔助工具，這些都能進一步提升與會成員的會議體驗。

極具創(chuàng)新力的行業(yè)前沿技術：創(chuàng)新是引領科技水平不斷前進的動力源泉。在構建評價體系時，應充分考慮前沿技術的應用及其引領作用。例如，虛擬現(xiàn)實（VR）和增強現(xiàn)實（AR）技術能夠沖破千萬里的阻隔讓遠程網(wǎng)絡會議變得身臨其境；人工智能（AI）技術則能優(yōu)化會議流程，提供自動化、智能化的輔助決策服務；大數(shù)據(jù)能對會議室的相關數(shù)據(jù)進行深入挖掘，為優(yōu)化提供有力分析。這些極具創(chuàng)新力的前沿技術不僅提升了智慧會議室的智能化水平，也為其未來的發(fā)展提供了無限可能。

智慧會議室的星級評定

目前，中國質量認證中心牽頭起草了T/CAS 820-2024《智慧會議室評價方法和分級》，并以這一標準為技術指導研發(fā)了智慧會議室等級評價業(yè)務，以解決智慧會議室的定義、星級評定、智慧等級量化指標判定的問題。在評價過程中，通過座談、訪談等方式，深入了解會議室的實際運行情況、與會成員需求和未來發(fā)展規(guī)劃，通過考察設備設施的運行狀況以及現(xiàn)代信息技術的應用情況，直觀地了解會議室的實際運行情況和性能表現(xiàn)，根據(jù)智慧會議室的項目總得分，為智慧會議室頒發(fā)相應的星級評定證書。

打造智慧會議室需要考慮的因素

★明確需求與目標

在打造智慧會議室時，首先要明確自身的需求與目標。是為了提高會議效率，還是為了加強遠程協(xié)作，或是為了提升企業(yè)形象與品牌價值，籌備期具有明確的目標有助于后續(xù)的設計方案制定和供應商選擇。

★設計方案的考量

考慮會議室的面積、座位安排，以及燈光與音響的布局，確保會議室內視聽效果最佳?？紤]音視頻設備、智能控制系統(tǒng)、網(wǎng)絡通信技術等子系統(tǒng)的無縫集成，保證各項功能穩(wěn)定運行。照明、空調選擇節(jié)能設備，建筑材料使用環(huán)保建材，打造綠色會議室。

★數(shù)據(jù)接口的安全與拓展

考慮數(shù)據(jù)傳輸?shù)陌踩?、設備使用的私密性，以及會議內容的保密性。同時考慮未來技術的發(fā)展，方案應具備一定的可擴展性，以適應未來可能的技術升級。

★解決方案供應商的選擇

詳細詢問供應商的技術方案，了解其是否滿足自身需求，并評估其技術方案的先進性與穩(wěn)定性。同時查看供應商的資質證明、過往項目案例、項目是否獲得智慧會議室星級評定證書等，確保其具備相應的技術實力和項目經驗。

（作者單位：中國質量認證中心）

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