如何打造智慧會議室

【政府采購產(chǎn)品選購指南】

如何打造智慧會議室

開欄的話

采購需求是采購文件的總綱，而產(chǎn)品或服務(wù)的技術(shù)參數(shù)，如性能、功能、體積、工藝與方法等，則是采購需求的重中之重。但在實(shí)踐中，采購人受專業(yè)知識所限，不能全面了解和掌握各種產(chǎn)品或服務(wù)的采購需求，加之隨著產(chǎn)品更新迭代、行業(yè)發(fā)展等原因，采購人在產(chǎn)品采購方面更加困難，亟須得到專業(yè)部門的指導(dǎo)。為此，《中國政府采購報》聯(lián)合中國質(zhì)量認(rèn)證中心（CQC）共同推出“政府采購產(chǎn)品選購指南”專題，以產(chǎn)品為分類，介紹技術(shù)指標(biāo)相對復(fù)雜的部分產(chǎn)品及其相關(guān)技術(shù)指標(biāo)。

■ 王群鶴

隨著科技的發(fā)展，智慧會議室現(xiàn)已成為舉行會議與作出決策的重要場所。作為集成現(xiàn)代化信息技術(shù)與智能化管理思維的會議空間，智慧會議室不僅在傳統(tǒng)會議室基礎(chǔ)上提高了會議效率，而且還為與會成員提供了更加便捷、舒適的會議體驗(yàn)。

什么是智慧會議室

智慧會議室是一個集成了高清音視頻技術(shù)、智能控制系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)和節(jié)能環(huán)保設(shè)計的綜合性平臺。其核心目的是為了提供一個高效、便捷、智能的會議體驗(yàn)，使得與會者無論身處何地，都能如同真正面對面般進(jìn)行討論交流。

智慧會議室的核心框架

軟硬件設(shè)備的性能：軟硬件設(shè)備是智慧會議室的核心組成部分，其性能直接影響會議室的運(yùn)行效果。在硬件方面，主要關(guān)注設(shè)備的穩(wěn)定性、兼容性、易用性及可擴(kuò)展性。例如，高清大尺寸主顯示器能夠確保參會者清晰地看到會議內(nèi)容，而高性能的計算機(jī)和穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)覆蓋則能確保會議過程流暢無阻。在軟件方面，在線會議平臺、音視頻處理軟件等應(yīng)具備直觀便捷的操作界面、強(qiáng)大的功能支持和靈活的定制選項，以滿足不同會議場景的需求。

會議室的管理、運(yùn)行和維護(hù)：管理運(yùn)維是保證會議室正常運(yùn)行的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。在管理層面，應(yīng)建立完善的預(yù)約制度、使用規(guī)定和維護(hù)辦法，確保會議室的合理使用和高效運(yùn)作。在運(yùn)行層面，則要求系統(tǒng)具備穩(wěn)定可靠的運(yùn)行性能，能夠應(yīng)對各種突發(fā)狀況，確保會議不受干擾。在維護(hù)方面，除了日常的清潔保養(yǎng)外，還應(yīng)定期對軟硬件設(shè)備進(jìn)行檢查、更新和升級，以應(yīng)對技術(shù)發(fā)展和使用需求的變化。

與會成員的會議體驗(yàn)：會議體驗(yàn)的好壞是評價智慧會議室的重中之重。一個優(yōu)秀的智慧會議室應(yīng)能夠?yàn)榕c會成員帶來舒適、便捷、智能的會議體驗(yàn)。會議室的聲環(huán)境應(yīng)確保聲音清晰，讓每位參會者都能聽清發(fā)言內(nèi)容。視覺環(huán)境同樣不容忽視，如調(diào)控適當(dāng)?shù)恼彰鲝?qiáng)度、高清晰度的畫面、與人數(shù)對等的顯示終端等。此外，便捷的交互功能、人性化的操作界面以及智能化的會議輔助工具，這些都能進(jìn)一步提升與會成員的會議體驗(yàn)。

極具創(chuàng)新力的行業(yè)前沿技術(shù)：創(chuàng)新是引領(lǐng)科技水平不斷前進(jìn)的動力源泉。在構(gòu)建評價體系時，應(yīng)充分考慮前沿技術(shù)的應(yīng)用及其引領(lǐng)作用。例如，虛擬現(xiàn)實(shí)（VR）和增強(qiáng)現(xiàn)實(shí)（AR）技術(shù)能夠沖破千萬里的阻隔讓遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)會議變得身臨其境；人工智能（AI）技術(shù)則能優(yōu)化會議流程，提供自動化、智能化的輔助決策服務(wù)；大數(shù)據(jù)能對會議室的相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行深入挖掘，為優(yōu)化提供有力分析。這些極具創(chuàng)新力的前沿技術(shù)不僅提升了智慧會議室的智能化水平，也為其未來的發(fā)展提供了無限可能。

智慧會議室的星級評定

目前，中國質(zhì)量認(rèn)證中心牽頭起草了T/CAS 820-2024《智慧會議室評價方法和分級》，并以這一標(biāo)準(zhǔn)為技術(shù)指導(dǎo)研發(fā)了智慧會議室等級評價業(yè)務(wù)，以解決智慧會議室的定義、星級評定、智慧等級量化指標(biāo)判定的問題。在評價過程中，通過座談、訪談等方式，深入了解會議室的實(shí)際運(yùn)行情況、與會成員需求和未來發(fā)展規(guī)劃，通過考察設(shè)備設(shè)施的運(yùn)行狀況以及現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用情況，直觀地了解會議室的實(shí)際運(yùn)行情況和性能表現(xiàn)，根據(jù)智慧會議室的項目總得分，為智慧會議室頒發(fā)相應(yīng)的星級評定證書。

打造智慧會議室需要考慮的因素

★明確需求與目標(biāo)

在打造智慧會議室時，首先要明確自身的需求與目標(biāo)。是為了提高會議效率，還是為了加強(qiáng)遠(yuǎn)程協(xié)作，或是為了提升企業(yè)形象與品牌價值，籌備期具有明確的目標(biāo)有助于后續(xù)的設(shè)計方案制定和供應(yīng)商選擇。

★設(shè)計方案的考量

考慮會議室的面積、座位安排，以及燈光與音響的布局，確保會議室內(nèi)視聽效果最佳?？紤]音視頻設(shè)備、智能控制系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)等子系統(tǒng)的無縫集成，保證各項功能穩(wěn)定運(yùn)行。照明、空調(diào)選擇節(jié)能設(shè)備，建筑材料使用環(huán)保建材，打造綠色會議室。

★數(shù)據(jù)接口的安全與拓展

考慮數(shù)據(jù)傳輸?shù)陌踩浴⒃O(shè)備使用的私密性，以及會議內(nèi)容的保密性。同時考慮未來技術(shù)的發(fā)展，方案應(yīng)具備一定的可擴(kuò)展性，以適應(yīng)未來可能的技術(shù)升級。

★解決方案供應(yīng)商的選擇

詳細(xì)詢問供應(yīng)商的技術(shù)方案，了解其是否滿足自身需求，并評估其技術(shù)方案的先進(jìn)性與穩(wěn)定性。同時查看供應(yīng)商的資質(zhì)證明、過往項目案例、項目是否獲得智慧會議室星級評定證書等，確保其具備相應(yīng)的技術(shù)實(shí)力和項目經(jīng)驗(yàn)。

（作者單位：中國質(zhì)量認(rèn)證中心）

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