“一體化”：高校采購(gòu)數(shù)字化轉(zhuǎn)型之鑰

“一體化”：高校采購(gòu)數(shù)字化轉(zhuǎn)型之鑰

■ 本報(bào)記者 張明柳

中央和地方財(cái)政預(yù)算管理一體化系統(tǒng)的推進(jìn)，客觀上也對(duì)高校內(nèi)部“采購(gòu)一體化”業(yè)務(wù)協(xié)同提出了現(xiàn)實(shí)要求。高校應(yīng)當(dāng)逐步建成“采購(gòu)—資產(chǎn)—財(cái)務(wù)”的閉環(huán)管理體系，主動(dòng)提升校內(nèi)采購(gòu)一體化水平，已成為當(dāng)前的業(yè)內(nèi)共識(shí)。

割裂的系統(tǒng)問題重重

記者調(diào)研發(fā)現(xiàn)，大部分高校已經(jīng)基本建成覆蓋采購(gòu)、資產(chǎn)、財(cái)務(wù)的信息化管理體系，但由于內(nèi)部職能部門分工精細(xì)，各部門的信息系統(tǒng)大多是獨(dú)立規(guī)劃和建設(shè)，比如預(yù)算編制、采購(gòu)管理、資產(chǎn)入賬和財(cái)務(wù)報(bào)銷等業(yè)務(wù)都是在不同的系統(tǒng)內(nèi)運(yùn)行。這些系統(tǒng)雖能共享人員、組織結(jié)構(gòu)、經(jīng)費(fèi)等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，但核心的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)并未實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通和共享互用，跨部門甚至是跨科室的業(yè)務(wù)管理與用戶服務(wù)并沒有實(shí)現(xiàn)有效的協(xié)同，彼此割裂嚴(yán)重，形成信息孤島。

——各系統(tǒng)間的割裂導(dǎo)致業(yè)務(wù)管理成本高。校內(nèi)職能部門這種“各管一段”的模式，讓全面及時(shí)地掌握采購(gòu)項(xiàng)目在預(yù)算、資產(chǎn)和財(cái)務(wù)領(lǐng)域的實(shí)際進(jìn)展變得困難。各管理部門之間往往要通過人工詢問或紙質(zhì)材料傳達(dá)的方式才能實(shí)現(xiàn)有效協(xié)同。反復(fù)核對(duì)紙質(zhì)文件與系統(tǒng)文件的一致性，也導(dǎo)致更多人力、物力等管理資源的投入，降低了管理效率。

——各系統(tǒng)間的割裂導(dǎo)致師生服務(wù)滿意度低。高?？蒲泄ぷ黛`活度高，采購(gòu)需求具有計(jì)劃性弱和時(shí)效性高的特點(diǎn)，采購(gòu)需求方常常需要在不同系統(tǒng)間辦理多筆業(yè)務(wù)，才能完成一次包含采購(gòu)申請(qǐng)、合同簽訂、資產(chǎn)入賬和財(cái)務(wù)報(bào)銷的工作。這個(gè)過程中，采購(gòu)需求方不僅需要紙質(zhì)申請(qǐng)文件簽章與投遞，還需要在不同系統(tǒng)中重復(fù)錄入相似甚至相同的數(shù)據(jù)。這種業(yè)務(wù)模式給采購(gòu)需求方帶來(lái)較大的時(shí)間消耗，用戶滿意度較低。

—— 各系統(tǒng)間的割裂導(dǎo)致內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)變大。彼此割裂的系統(tǒng)讓全面內(nèi)控管理出現(xiàn)監(jiān)管漏洞，不少信息不對(duì)稱的場(chǎng)景可能會(huì)被別有用心的人利用，導(dǎo)致違規(guī)違紀(jì)的行為發(fā)生，如合同簽署環(huán)節(jié)篡改采購(gòu)結(jié)論，資產(chǎn)入賬環(huán)節(jié)虛報(bào)參數(shù)等，給高校內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)防范帶來(lái)壓力。

高校采購(gòu)要實(shí)現(xiàn)數(shù)字化治理能力的提升，需要面對(duì)現(xiàn)狀，接受挑戰(zhàn)。四川大學(xué)信息安全博士、云采通高校采購(gòu)聯(lián)盟創(chuàng)始人茍旭認(rèn)為，“采購(gòu)一體化”是高校采購(gòu)治理能力提升的關(guān)鍵要素，是實(shí)現(xiàn)采購(gòu)數(shù)字化的新質(zhì)生產(chǎn)力。“采購(gòu)一體化”的內(nèi)涵是以采購(gòu)項(xiàng)目為基本管理對(duì)象，以采購(gòu)預(yù)算為核心管理抓手，構(gòu)建起覆蓋調(diào)研尋源、預(yù)算申請(qǐng)、項(xiàng)目論證、采購(gòu)交易、合同簽署、驗(yàn)收入賬和財(cái)務(wù)報(bào)銷的全流程數(shù)字化管理能力，實(shí)現(xiàn)高度集約化服務(wù)和智能化監(jiān)管。

全程線上協(xié)同已有“嘗鮮者”

記者發(fā)現(xiàn)，近年來(lái)，一些高校通過整合已有信息系統(tǒng)和數(shù)字資源，主動(dòng)破除校內(nèi)職能部門間的信息孤島，建立起一個(gè)協(xié)同全校院系及預(yù)算、采購(gòu)、國(guó)資、財(cái)務(wù)、審計(jì)、紀(jì)檢等多個(gè)職能部門參與的“全流程采購(gòu)一體化數(shù)字平臺(tái)”，實(shí)現(xiàn)了從采購(gòu)需求萌芽為入口，以財(cái)務(wù)報(bào)銷為出口的業(yè)務(wù)全程線上協(xié)同。

系統(tǒng)一般會(huì)將國(guó)家的法律法規(guī)、學(xué)校的制度要求、實(shí)操的業(yè)務(wù)規(guī)則、審計(jì)的內(nèi)控原則內(nèi)置在平臺(tái)中。平臺(tái)不僅是高效協(xié)同的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，也是全程留痕的自動(dòng)化內(nèi)控工具，更是面向校內(nèi)師生、供應(yīng)商、代理機(jī)構(gòu)、評(píng)審專家、社會(huì)公眾的服務(wù)中樞。平臺(tái)以公網(wǎng)信息門戶、內(nèi)網(wǎng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)和手機(jī)移動(dòng)服務(wù)為載體，讓各類用戶實(shí)現(xiàn)“一門一站式”的業(yè)務(wù)辦理，并提供諸如業(yè)務(wù)動(dòng)態(tài)主動(dòng)推送、公共信息檢索、智能在線客服等服務(wù)，提升用戶體驗(yàn)。

當(dāng)前，已有部分高校進(jìn)行了探索和嘗試。例如，四川大學(xué)將分散在多個(gè)職能部門的業(yè)務(wù)整合到“采購(gòu)服務(wù)平臺(tái)”，師生在線完成預(yù)算申報(bào)或采購(gòu)申請(qǐng)后，后續(xù)如項(xiàng)目論證、采購(gòu)執(zhí)行、合同簽訂、資產(chǎn)建賬等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)都無(wú)需重復(fù)錄入。系統(tǒng)利用前序業(yè)務(wù)的輸出數(shù)據(jù)，輔以必要的業(yè)務(wù)處理規(guī)則即可實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)。此舉不僅減輕了師生負(fù)擔(dān)，也為多個(gè)職能部門提供了更強(qiáng)的監(jiān)管能力，能及時(shí)掌握整體采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度、資產(chǎn)入賬與財(cái)務(wù)報(bào)銷進(jìn)度，還能利用數(shù)據(jù)優(yōu)勢(shì)自動(dòng)化診斷可能存在的違規(guī)行為，并及時(shí)預(yù)警。

西北農(nóng)林科技大學(xué)為破解采購(gòu)與資產(chǎn)入賬和財(cái)務(wù)報(bào)銷服務(wù)難題，采用了“商城采購(gòu)+統(tǒng)一結(jié)算”的服務(wù)新模式。學(xué)校在采購(gòu)商城征集遴選供貨商入駐，引入價(jià)格和服務(wù)競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，師生在線直購(gòu)下單后只需確認(rèn)到貨，無(wú)需財(cái)務(wù)報(bào)銷。由供應(yīng)商發(fā)起結(jié)算申請(qǐng)，財(cái)務(wù)部門按需付款。師生、供應(yīng)商和職能部門多方在線協(xié)同，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)“不見面”，結(jié)算不墊資，業(yè)務(wù)無(wú)紙化、單據(jù)零投遞，報(bào)銷零跑腿。

高校采購(gòu)是一項(xiàng)綜合且復(fù)雜的系統(tǒng)工程，當(dāng)前，要實(shí)現(xiàn)管理、服務(wù)和內(nèi)控全方位的一體化和數(shù)字化，仍需各方共同努力，探索屬于高校采購(gòu)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型道路。

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