“一體化”：高校采購數(shù)字化轉(zhuǎn)型之鑰

“一體化”：高校采購數(shù)字化轉(zhuǎn)型之鑰

■ 本報記者 張明柳

中央和地方財政預(yù)算管理一體化系統(tǒng)的推進，客觀上也對高校內(nèi)部“采購一體化”業(yè)務(wù)協(xié)同提出了現(xiàn)實要求。高校應(yīng)當(dāng)逐步建成“采購—資產(chǎn)—財務(wù)”的閉環(huán)管理體系，主動提升校內(nèi)采購一體化水平，已成為當(dāng)前的業(yè)內(nèi)共識。

割裂的系統(tǒng)問題重重

記者調(diào)研發(fā)現(xiàn)，大部分高校已經(jīng)基本建成覆蓋采購、資產(chǎn)、財務(wù)的信息化管理體系，但由于內(nèi)部職能部門分工精細，各部門的信息系統(tǒng)大多是獨立規(guī)劃和建設(shè)，比如預(yù)算編制、采購管理、資產(chǎn)入賬和財務(wù)報銷等業(yè)務(wù)都是在不同的系統(tǒng)內(nèi)運行。這些系統(tǒng)雖能共享人員、組織結(jié)構(gòu)、經(jīng)費等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，但核心的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)并未實現(xiàn)互聯(lián)互通和共享互用，跨部門甚至是跨科室的業(yè)務(wù)管理與用戶服務(wù)并沒有實現(xiàn)有效的協(xié)同，彼此割裂嚴重，形成信息孤島。

——各系統(tǒng)間的割裂導(dǎo)致業(yè)務(wù)管理成本高。校內(nèi)職能部門這種“各管一段”的模式，讓全面及時地掌握采購項目在預(yù)算、資產(chǎn)和財務(wù)領(lǐng)域的實際進展變得困難。各管理部門之間往往要通過人工詢問或紙質(zhì)材料傳達的方式才能實現(xiàn)有效協(xié)同。反復(fù)核對紙質(zhì)文件與系統(tǒng)文件的一致性，也導(dǎo)致更多人力、物力等管理資源的投入，降低了管理效率。

——各系統(tǒng)間的割裂導(dǎo)致師生服務(wù)滿意度低。高?？蒲泄ぷ黛`活度高，采購需求具有計劃性弱和時效性高的特點，采購需求方常常需要在不同系統(tǒng)間辦理多筆業(yè)務(wù)，才能完成一次包含采購申請、合同簽訂、資產(chǎn)入賬和財務(wù)報銷的工作。這個過程中，采購需求方不僅需要紙質(zhì)申請文件簽章與投遞，還需要在不同系統(tǒng)中重復(fù)錄入相似甚至相同的數(shù)據(jù)。這種業(yè)務(wù)模式給采購需求方帶來較大的時間消耗，用戶滿意度較低。

—— 各系統(tǒng)間的割裂導(dǎo)致內(nèi)控風(fēng)險變大。彼此割裂的系統(tǒng)讓全面內(nèi)控管理出現(xiàn)監(jiān)管漏洞，不少信息不對稱的場景可能會被別有用心的人利用，導(dǎo)致違規(guī)違紀的行為發(fā)生，如合同簽署環(huán)節(jié)篡改采購結(jié)論，資產(chǎn)入賬環(huán)節(jié)虛報參數(shù)等，給高校內(nèi)控風(fēng)險防范帶來壓力。

高校采購要實現(xiàn)數(shù)字化治理能力的提升，需要面對現(xiàn)狀，接受挑戰(zhàn)。四川大學(xué)信息安全博士、云采通高校采購聯(lián)盟創(chuàng)始人茍旭認為，“采購一體化”是高校采購治理能力提升的關(guān)鍵要素，是實現(xiàn)采購數(shù)字化的新質(zhì)生產(chǎn)力。“采購一體化”的內(nèi)涵是以采購項目為基本管理對象，以采購預(yù)算為核心管理抓手，構(gòu)建起覆蓋調(diào)研尋源、預(yù)算申請、項目論證、采購交易、合同簽署、驗收入賬和財務(wù)報銷的全流程數(shù)字化管理能力，實現(xiàn)高度集約化服務(wù)和智能化監(jiān)管。

全程線上協(xié)同已有“嘗鮮者”

記者發(fā)現(xiàn)，近年來，一些高校通過整合已有信息系統(tǒng)和數(shù)字資源，主動破除校內(nèi)職能部門間的信息孤島，建立起一個協(xié)同全校院系及預(yù)算、采購、國資、財務(wù)、審計、紀檢等多個職能部門參與的“全流程采購一體化數(shù)字平臺”，實現(xiàn)了從采購需求萌芽為入口，以財務(wù)報銷為出口的業(yè)務(wù)全程線上協(xié)同。

系統(tǒng)一般會將國家的法律法規(guī)、學(xué)校的制度要求、實操的業(yè)務(wù)規(guī)則、審計的內(nèi)控原則內(nèi)置在平臺中。平臺不僅是高效協(xié)同的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，也是全程留痕的自動化內(nèi)控工具，更是面向校內(nèi)師生、供應(yīng)商、代理機構(gòu)、評審專家、社會公眾的服務(wù)中樞。平臺以公網(wǎng)信息門戶、內(nèi)網(wǎng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)和手機移動服務(wù)為載體，讓各類用戶實現(xiàn)“一門一站式”的業(yè)務(wù)辦理，并提供諸如業(yè)務(wù)動態(tài)主動推送、公共信息檢索、智能在線客服等服務(wù)，提升用戶體驗。

當(dāng)前，已有部分高校進行了探索和嘗試。例如，四川大學(xué)將分散在多個職能部門的業(yè)務(wù)整合到“采購服務(wù)平臺”，師生在線完成預(yù)算申報或采購申請后，后續(xù)如項目論證、采購執(zhí)行、合同簽訂、資產(chǎn)建賬等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)都無需重復(fù)錄入。系統(tǒng)利用前序業(yè)務(wù)的輸出數(shù)據(jù)，輔以必要的業(yè)務(wù)處理規(guī)則即可實現(xiàn)業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)。此舉不僅減輕了師生負擔(dān)，也為多個職能部門提供了更強的監(jiān)管能力，能及時掌握整體采購預(yù)算執(zhí)行進度、資產(chǎn)入賬與財務(wù)報銷進度，還能利用數(shù)據(jù)優(yōu)勢自動化診斷可能存在的違規(guī)行為，并及時預(yù)警。

西北農(nóng)林科技大學(xué)為破解采購與資產(chǎn)入賬和財務(wù)報銷服務(wù)難題，采用了“商城采購+統(tǒng)一結(jié)算”的服務(wù)新模式。學(xué)校在采購商城征集遴選供貨商入駐，引入價格和服務(wù)競爭機制，師生在線直購下單后只需確認到貨，無需財務(wù)報銷。由供應(yīng)商發(fā)起結(jié)算申請，財務(wù)部門按需付款。師生、供應(yīng)商和職能部門多方在線協(xié)同，實現(xiàn)采購“不見面”，結(jié)算不墊資，業(yè)務(wù)無紙化、單據(jù)零投遞，報銷零跑腿。

高校采購是一項綜合且復(fù)雜的系統(tǒng)工程，當(dāng)前，要實現(xiàn)管理、服務(wù)和內(nèi)控全方位的一體化和數(shù)字化，仍需各方共同努力，探索屬于高校采購的數(shù)字化轉(zhuǎn)型道路。

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